Секретариат является структурным подразделением Центральной администрации Рижского самоуправления. Секретариат напрямую подчиняется исполнительному директору Риги.
Задачи секретариата:
- решать вопросы делопроизводства и архивирования в Рижской думе;
- обеспечивать методологическое руководство в сфере делопроизводства единой системы Центральной администрации и учреждений Рижской думы;
- обеспечивает практику единого делопроизводства в структурных подразделениях Центральной администрации и учреждениях Рижского самоуправления;
- регистрирует договора, заключенные от имени Рижской думы и передает их ответственному за их выполнение учреждению Рижской думы или структурному подразделению Центральной администрации Рижского самоуправления;
- принимает и регистрирует проекты решений Рижской думы и президиума Рижской думы;
- проверяет соответствие проектов решений Рижской думы и президиума Рижской думы требованиям документов, регламентирующих делопроизводство;
- готовит заседания Рижской думы и президиума Рижской думы, протоколирует заседания Рижской думы и президиума Рижской думы и оформляет документы, принятые на этих заседаниях;
- оформляет внутренние нормативные акты, изданные председателем Рижской думы и исполнительным директором Риги;
- регистрирует корреспонденцию Рижской думы, должностных лиц Рижской думы, постоянных комитетов и депутатов;
- регистрирует и хранит документы бюро председателя Рижской думы;
- оперативно ведет технический контроль над проектами документов Рижской думы;
- обеспечивает накопление, учет, сохранность и практическое применение документов, включенных в номенклатуру дел учреждений Рижского самоуправления;
- готовит задания председателя Рижской думы для Управления аудита и ревизии Рижской думы, касающиеся аудита документов в тех структурных учреждениях Центральной администрации Рижской думы и учреждениях Рижской думы, которые нарушают сроки выполнения документов, указанные в регламентирующих документах;
- организует учебные семинары по вопросам делопроизводства и архивирования для структурных подразделений Центральной администрации Рижской думы и лиц, ответственных за делопроизводство в учреждениях Рижского самоуправления;
- отвечает за ведение особого делопроизводства в Центральной администрации Рижского самоуправления.