Секретариат является структурным подразделением Центральной администрации Рижского самоуправления. Секретариат напрямую подчиняется исполнительному директору Риги.

Задачи секретариата: 

  • решать вопросы делопроизводства и архивирования в Рижской думе;
  • обеспечивать методологическое руководство в сфере делопроизводства единой системы Центральной администрации и учреждений Рижской думы;
  • обеспечивает практику единого делопроизводства в структурных подразделениях Центральной администрации и учреждениях Рижского самоуправления;
  • регистрирует договора, заключенные от имени Рижской думы и передает их ответственному за их выполнение учреждению Рижской думы или структурному подразделению Центральной администрации Рижского самоуправления;
  • принимает и регистрирует проекты решений Рижской думы и президиума Рижской думы;
  • проверяет соответствие проектов решений Рижской думы и президиума Рижской думы требованиям документов, регламентирующих делопроизводство;
  • готовит заседания Рижской думы и президиума Рижской думы, протоколирует заседания Рижской думы и президиума Рижской думы и оформляет документы, принятые на этих заседаниях;
  • оформляет внутренние нормативные акты, изданные председателем Рижской думы и исполнительным директором Риги;
  • регистрирует корреспонденцию Рижской думы, должностных лиц Рижской думы, постоянных комитетов и депутатов;
  • регистрирует и хранит документы бюро председателя Рижской думы;
  • оперативно ведет технический контроль над проектами документов Рижской думы;
  • обеспечивает накопление, учет, сохранность и практическое применение документов, включенных в номенклатуру дел учреждений Рижского самоуправления;
  • готовит задания председателя Рижской думы для Управления аудита и ревизии Рижской думы, касающиеся аудита документов в тех структурных учреждениях Центральной администрации Рижской думы и учреждениях Рижской думы, которые нарушают сроки выполнения документов, указанные в регламентирующих документах;
  • организует учебные семинары по вопросам делопроизводства и архивирования для структурных подразделений Центральной администрации Рижской думы и лиц, ответственных за делопроизводство в учреждениях Рижского самоуправления; 
  • отвечает за ведение особого делопроизводства в Центральной администрации Рижского самоуправления.